Vận hành spa tiêu chuẩn bao gồm những bước nào là điều các bạn trẻ muốn khởi nghiệp quan tâm. Một quy trình hoạt động chặt chẽ và khoa học sẽ giúp khách hàng hài lòng và quay trở lại. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ những thông tin về quy trình vận hành cơ bản tại các spa.
Quy trình vận hành spa là gì?
Ở cơ sở spa, quy trình vận hành là một trình tự hoạt động phục vụ một mục đích nhất định. Nhờ đó spa sẽ trở nên chuyên nghiệp, kinh doanh thuận lợi và chất lượng dịch vụ được đồng nhất.
Tầm quan trọng của việc vận hành spa theo đúng quy trình
Trong mô hình Marketing 7P, quy trình là 1 trong 7 chữ P quyết định đến quy mô doanh nghiệp. Đối với spa, việc nắm được các bước thực hiện sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Công việc diễn ra theo một quy chuẩn sẽ đảm bảo kết quả tốt nhất và hạn chế rủi ro.
Vì vậy, thiết kế quy trình vận hành phù hợp có vai trò rất quan trọng cụ thể như sau:
Nhân viên được phân quyền hợp lý
Việc không thể thiếu để quản lý spa chính là phân công đầu việc cho cá nhân hay theo nhóm. Ngoài đánh giá được khả năng hoàn thành công việc còn đảm bảo không bỏ sót bất cứ việc nào.
Hạn chế sai sót
Nếu nhân viên làm việc không có quy trình vận hành spa cụ thể rất dễ xảy ra sai sót. Ví dụ, khi khách hàng cần đặt lịch hẹn qua điện thoại, lễ tân có thể hỏi thiếu thông tin. Điều này sẽ gây khó khăn cho các bộ phận khác như tư vấn, bán dịch vụ hay marketing,…
Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc cho nhân viên
Nhân viên sẽ giảm bớt áp lực và tránh sai sót khi có một trình tự làm việc rõ ràng. Tâm lý thoải mái giúp nhân viên hăng hái, tập trung hơn với năng suất làm việc đạt tối đa.
Spa tạo được hình ảnh chuyên nghiệp
Chất lượng dịch vụ sẽ được nâng cao nếu áp dụng cách vận hành hợp lý và phù hợp. Ví dụ, sau khi hỏi thông tin cơ bản, tiếp tân sẽ dựa vào đó sắp xếp tư vấn viên. Điều này sẽ làm khách hàng hài lòng khi được đáp ứng nhu cầu mà không cần chờ đợi lâu.
Làm thế nào để tối ưu quy trình vận hành Spa
Chủ spa hiểu được tầm quan trọng của quy trình vận hành spa là cần thiết như thế nào nhưng có thể trong thời gian mới bắt đầu để xây dựng và vận hành tốt thì sẽ có tồn đọng một số khó khăn. Nên một vài điểm sau sẽ giúp bạn tối ưu quy trình vận hành spa:
- Chủ spa phải am hiểu kinh doanh dịch vụ trong spa: người chủ, người quản lý là đầu tàu nên phải có kiến thức, kỹ thuật chuyên môn trong lĩnh vực mà mình đang cung cấp. Bên cạnh kiến thức chuyên môn thì những kiến thức về nhân sự, chăm sóc sóc khách hàng cũng cần nắm rõ để áp dụng cho spa của mình.
- Quy trình chăm sóc khách hàng được xây dựng chuyên nghiệp: từ cách tiếp đón đến chăm sóc cho khách sau dịch vụ cần phải được xây dựng chi tiết, chuyên nghiệp, kể cả những tương tác của nhân viên và khách, đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tuyệt vời.
- Chuẩn bị các giấy tờ theo quy định pháp luật: mở spa thẩm mỹ là chủ spa phải chuẩn bị giấy tờ theo quy định như giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề của kỹ thuật viên,… Tránh trường hợp kiểm tra mà không có giấy tờ sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của spa.
- Xác định đối tượng khách và đáp ứng được mong cầu của khách: các chủ spa sẽ tuỳ theo quy mô và các loại hình dịch vụ sẽ có những đối tượng khách hàng mục tiêu khác nhau, đưa ra phân khúc giá khác nhau. Sau đó, chủ spa sẽ xây dựng dịch vụ dựa trên tâm lý, mong muốn của khách từ đó để đề ra kế hoạch phát triển spa.
- Ứng dụng công nghệ vào quản lý: với khối lượng công việc lớn như quản lý nhân sự, quản lý thanh toán, quản lý doanh thu, quản lý tồn kho, quản lý khách hàng,… thì việc áp dụng những phần mềm vào việc quản lý sẽ giúp các chủ spa rút ngắn thời gian, đảm bảo quá trình vận hành spa luôn được thực hiện nhanh nhất.
Cần xây dựng những quy trình nào khi vận hành spa?
Quy trình chuyên nghiệp chính là thang đo độ hài lòng và xác suất quay trở lại của khách hàng. Các bước phục vụ được thiết kế chỉn chu và khoa học sẽ được khách hàng đánh giá rất cao. Vì vậy, một quy trình làm việc với tiêu chí rõ ràng và cụ thể là điều vô cùng cần thiết. Sau đây là các quy trình cần phải xây dựng để vận hành cơ sở spa đạt hiệu quả.
Quy trình đón khách
Đón khách là một quy trình phục vụ có ảnh hưởng đến việc vận hành spa hiệu quả hay không. Tùy vào quy mô, bộ phận lễ tân sẽ có riêng hoặc phân chia vài người tiếp khách đến spa. Nhân viên cần có gương mặt tươi tắn và đứng chếch một góc 45 độ so với cửa ra vào. Sau đó, cúi chào nhẹ nhàng với thái độ vui vẻ và mời khách đến khu vực chờ.
Trước khi bắt đầu hỏi thông tin, lễ tân sẽ mời khách dùng trà, nước suối hoặc bánh kẹo. Khách sẽ có cảm giác được chào đón với tâm lý thoải mái và thân thiện khi tới spa đấy.
Quy trình tư vấn dịch vụ
Có hai trường hợp trong quy trình tư vấn dịch vụ như sau:
- Đối với khách đã tham khảo trước sẽ yêu cầu trao đổi ngay các gói dịch vụ liên quan. Đây là các sản phẩm nhân viên đã tư vấn trước đó hoặc khách tự tìm hiểu.
- Trường hợp chưa xác định được nhu cầu, nhân viên cần tìm hiểu các vấn đề khách đang gặp phải. Từ đó để dễ dàng gợi ý các gói dịch vụ hay sản phẩm phù hợp và tốt nhất.
Dù là trường hợp nào, tư vấn viên cũng cần có chuyên môn và am hiểu các dịch vụ tại spa. Ngoài ra, thái độ cùng khả năng xử lý tình huống tốt sẽ cho khách thấy được sự chuyên nghiệp.
Quy trình bán dịch vụ
Nhân viên sẽ báo giá và thông báo các chương trình ưu đãi hiện có sau khi tư vấn xong. Cũng như thời gian dự kiến hoàn thành liệu trình và cam kết chất lượng dịch vụ từ phía spa,… Đây là những việc bắt buộc của giai đoạn chốt đơn trong quy trình vận hành spa chuyên nghiệp.
Giá cả và những đảm bảo về sản phẩm phải thống nhất với khách hàng trước khi thực hiện. Tiếp theo là tiến hành điền thông tin vào hồ sơ và cho khách hàng ký tên xác nhận. Đặc biệt lưu ý cần tuyệt đối tránh trường hợp dịch vụ đã làm xong mới bắt đầu báo giá.
Quy trình thực hiện liệu trình
Thực hiện liệu trình là một bước có tính chuyên môn nhất trong quy trình phục vụ tại spa. Chuyên viên phải đảm bảo có tay nghề và kỹ năng trước khi trực tiếp thực hiện cho khách. Đồng thời bám sát các tiêu chuẩn về chất lượng và thời gian của các dịch vụ.
Các bước của quy trình thực hiện liệu trình như sau:
- Hướng dẫn khách hàng đến phòng spa.
- Đưa khách đến nơi thay quần áo hoặc quấn khăn.
- Khách tháo trang sức và các vật dụng cá nhân cho nhân viên cất giữ.
- Tiến hành thực hiện liệu trình.
Để khách hàng được thư giãn, người phụ trách cần duy trì thái độ cởi mở trong suốt quá trình. Ngoài ra, hãy hỏi khách có cảm thấy thoải mái hay không và nhiệt tình giải đáp khi khách có thắc mắc.
Quy trình tiễn khách
Bước cuối cùng trong quy trình phục vụ tại spa chính là tiễn khách. Nhân viên sẽ thông báo và hỏi khách về cảm nhận khi kết thúc liệu trình. Đồng thời, xin ý kiến đánh giá về trải nghiệm dịch vụ và hướng dẫn khách chăm sóc tại nhà.
Nhân viên kiểm tra lại số lượng, giá dịch vụ và ưu đãi được áp dụng,… trước khi in hóa đơn. Cuối cùng là cảm ơn, chào tạm biệt khách và hẹn gặp lại bằng thái độ niềm nở.
Quy trình đóng cửa spa
Đóng cửa là một quy trình để vận hành spa hạn chế được rủi ro và thất thoát tài sản. Vào cuối ngày, nhân viên cần vệ sinh sạch sẽ máy móc, trang thiết bị và dụng cụ làm việc. Cũng như sắp xếp mỹ phẩm, giường nằm, khăn,…ngăn nắp và gọn gàng.
Bên cạnh đó, nhân viên cần kiểm tra hệ thống cửa và tắt toàn bộ các thiết bị điện. Điều này nhằm hạn chế làm hư hỏng hoặc gây mất mát tài sản cho cơ sở spa.
Quy trình chăm sóc khách hàng sau khi làm đẹp
Đây là quy trình cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng để spa vận hành hiệu quả. Chăm sóc khách hàng sau khi làm đẹp tại spa gồm các công đoạn như sau:
- Cảm ơn khách hàng
Kỹ thuật viên và lễ tân sẽ cảm ơn và hỏi ý kiến đánh giá khi kết thúc liệu trình. Điều này nhằm giúp spa cải thiện chất lượng dịch vụ ngày càng tốt hơn. Hơn nữa, để thể hiện sự trân trọng, một số nơi sẽ gửi thư cảm ơn viết tay hoặc email.
- Ghi nhận ý kiến phản hồi
Nhân viên cần lựa chọn thời gian hỏi ý kiến phản hồi phù hợp tùy vào từng liệu trình. Ví dụ, spa có thể thăm hỏi khách sau 1 – 2 tháng với những liệu trình lâu phát huy tác dụng.
- Duy trì trao đổi thông tin và liên lạc với khách hàng
Nếu khách hàng đồng ý, nhân viên có thể gửi email hoặc tin nhắn những thông tin spa mới nhất. Chẳng hạn như các chương trình tặng voucher, giảm giá, dịch vụ mới hoặc chúc mừng sinh nhật,… Điều này giúp spa xây dựng được mối quan hệ khăng khít hơn để tạo nhóm khách hàng trung thành.
Một số câu hỏi liên quan
Ngoài những thông tin trên thì dưới đây là một số câu hỏi để quy trình vận hành spa thực tế được diễn ra hiệu quả hơn
Làm thế nào để nhắc lịch hẹn tái điều trị của khách hàng?
Với nhóm dịch vụ spa thẩm mỹ, chăm sóc sức khoẻ thì việc kiểu lưu trữ thông tin truyền thống trên giấy bút, sẽ rất khó khó khăn trong việc kiểm soát thông tin khách hàng. Hơn nữa, việc này sẽ mất thêm chi phí quản lý nhân sự, không phù hợp với xu thế hiện đại hoá hiện nay. Vì vậy để theo dõi, nhắc nhở kịp thời cũng như đảm bảo quy trình vận hành spa suôn sẻ thì chủ spa có thể áp dụng các phần mềm nhắn tin, có thể qua tin nhắn điện thoại, email hoặc zalo, sử dụng rất đơn giản mà chỉ mất một lần chi phí.
Làm thế nào để theo dõi quá trình điều trị của khách hàng?
Để theo dõi quá trình điều trị của khách hàng, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời, thì chủ spa sẽ cần phần mềm quản lý, vận hành spa. Những phần mềm này có thể giúp bạn quản lý mọi khía cạnh: thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, kỹ thuật viên thực hiện, tình trạng khách hàng,… Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý, các chủ spa có thể tham khảo giúp cho quy trình vận hành spa tốt hơn.
Quy trình vận hành spa theo đúng tiêu chuẩn đặt ra giúp mọi hoạt động thống nhất và mạch lạc. Hơn nữa, đây còn là thước đo đánh giá tính chuyên nghiệp và uy tín một cách chính xác nhất. Bài viết trên hy vọng đã cung cấp những thông tin hữu ích và cần thiết. Chúc các bạn trẻ sớm thành công khi quyết định khởi nghiệp ngành spa nhé!
Xem thêm bài viết cùng chủ đề:
- Mở spa cần chuẩn bị những gì để kinh doanh thuận lợi?
- Chia sẻ kinh nghiệm mở spa cho mẹ và bé từ những người thành công
Bình luận